PhysioFlow
Dernière mise à jour : 05/03/2026
Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (ci-après « CGU ») définissent les modalités d'accès et d'utilisation de la plateforme PhysioFlow, solution de gestion de cabinet (agenda, dossiers patients, facturation, télétransmission le cas échéant) et de mise à disposition d'un portail patient (prise de rendez-vous, consultation et transmission de documents, messagerie).
La Plateforme est éditée par : TCODE (ci-après « l'Éditeur »). Les informations légales complètes figurent dans la page « Mentions légales ».
Contact : TCODE, 31 rue Maurice Herzog, 98800 NOUMEA, NOUVELLE CALEDONIE — E-mail : contact@physioflow.nc
Les présentes CGU s'appliquent à l'utilisation de la Plateforme par les Utilisateurs Professionnels agissant dans le cadre du Cabinet. Les conditions commerciales (abonnement, options, facturation) sont précisées dans les CGV.
Le Portail Patient est un outil technique mis à disposition par le Cabinet. Le Patient n'achète aucun service auprès de l'Éditeur via le Portail. Les paiements, tarifs, annulations, remboursements et conditions de soins relèvent exclusivement du Cabinet. L'Éditeur n'encaisse pas de paiement des Patients et n'agit pas en qualité de prestataire de paiement.
La Plateforme et le Portail Patient ne constituent pas un service d'urgence et ne sont pas destinés à traiter des situations urgentes. En cas d'urgence, contactez les services compétents. L'Éditeur n'exerce aucun acte médical, ne fournit aucun diagnostic et n'intervient pas dans la décision thérapeutique.
En accédant à la Plateforme et/ou au Portail Patient, l'utilisateur (Professionnel ou Patient) reconnaît avoir pris connaissance des présentes CGU et les accepter. Pour les Utilisateurs Professionnels, l'acceptation intervient notamment lors de la création de compte ou de l'utilisation des Services.
L'accès à l'instance d'un Cabinet nécessite la création d'un compte Professionnel. L'Utilisateur Professionnel s'engage à fournir des informations exactes, complètes et à jour et à préserver la confidentialité de ses identifiants. Toute action réalisée via le compte est réputée effectuée par l'Utilisateur Professionnel, sauf preuve d'un incident de sécurité imputable à l'Éditeur.
Le Patient accède au Portail via un lien unique communiqué par le Cabinet (ou généré à sa demande). Le Patient doit ensuite s'identifier au moyen d'informations personnelles demandées sur le Portail. Le Patient s'engage à ne pas transmettre le lien à des tiers et à utiliser un appareil de confiance.
Mesures de prudence : un lien unique équivaut à un moyen d'accès sensible. Le Patient doit le conserver confidentiel. Le Cabinet demeure responsable de la vérification d'identité et des modalités d'accès patient (ex. renouvellement du lien, révocation, etc.).
La Plateforme permet notamment (selon les modules souscrits) : gestion des patients, prescriptions, séances, documents, factures et liasses, agenda, statistiques, ainsi que l'interaction avec des services de tiers (ex. bases et services des organismes de soins) via l'authentification de l'Utilisateur Professionnel au service dédié.
Le Portail Patient permet notamment : prise de rendez-vous, consultation des rendez-vous, récupération et transmission de documents et informations, et messagerie lorsque cette fonctionnalité est activée par le Cabinet.
L'accès à certaines fonctionnalités est conditionné à un abonnement et/ou à des options payantes souscrites par le Cabinet. Les modalités tarifaires, de facturation et de paiement sont précisées dans les CGV et/ou l'espace dédié de la Plateforme.
Évolution des tarifs : l'Éditeur peut modifier les tarifs. Toute modification tarifaire sera notifiée au Cabinet au moins 30 joursavant son entrée en vigueur et s'appliquera au prochain cycle de facturation. Le Cabinet peut résilier l'abonnement avant l'entrée en vigueur de la modification.
Une instance a pour propriétaire le compte lié au paiement de l'instance (ci-après l'« Owner »). L'Owner peut rattacher d'autres Utilisateurs Professionnels et gérer leurs droits sur les données de l'instance. L'Éditeur n'intervient pas dans l'organisation interne du Cabinet ni dans les relations entre utilisateurs au sein de l'instance.
Des options peuvent être proposées (partage d'instance, fonctionnalités hors prescription, portail patient, télétransmission, communication SMS, etc.).
Lorsque le service dépend de partenaires (ex. télétransmission via GIP-SI2S, communication SMS via HELIA), son fonctionnement est conditionné à la disponibilité et au traitement de ces partenaires, selon leurs modalités propres.
Les fonctionnalités cartographiques (positionnement, géocodage, calcul d'itinéraire) s'appuient sur des services distants OpenStreetMap (Nominatim / ORS). Elles échangent des coordonnées GPS et adresses techniques nécessaires au calcul, sans transmission d'identité nominative patient dans ces requêtes. La disponibilité de ces fonctionnalités dépend de la disponibilité effective des serveurs OpenStreetMap et services associés.
Pour les données et dossiers patients saisis et gérés dans l'instance d'un Cabinet, le Cabinet est en principe responsable de traitement et l'Éditeur agit en qualité de sous-traitant, conformément à l'accord de sous-traitance (DPA) mis à disposition. Les instructions du Cabinet et les mesures de sécurité applicables sont définies contractuellement.
Pour les données nécessaires au fonctionnement des comptes, de la sécurité, de l'administration, du support et de la facturation, l'Éditeur peut agir en qualité de responsable de traitement. Les modalités sont précisées dans la Politique de confidentialité.
Certaines fonctionnalités reposent sur des services de tiers (ex. GIP-SI2S, HELIA, fournisseurs d'hébergement, CDN, e-mail, etc.). L'Éditeur est responsable de la bonne intégration technique du Service, mais ne saurait être tenu pour responsable des indisponibilités, limitations ou dysfonctionnements imputables au tiers, ni des décisions de traitement prises par ces organismes dans leur propre périmètre.
Cela inclut les services cartographiques OpenStreetMap/Nominatim/ORS : en cas d'indisponibilité, de quota atteint ou de limitation côté fournisseur, les fonctions de géocodage et d'itinéraire peuvent être partiellement ou totalement indisponibles.
SMS : le SMS n'est pas un canal adapté à la transmission d'informations médicales sensibles. Les messages doivent être limités à des informations générales (ex. rappel de rendez-vous) sauf configuration spécifique et responsabilité du Cabinet.
La Plateforme (logiciel, interfaces, documentation, bases de données, marques, éléments graphiques) est protégée par le droit d'auteur et/ou tout autre droit de propriété intellectuelle. L'Éditeur concède au Cabinet, pour la durée de l'abonnement, une licence personnelle, non exclusive, non cessible d'utilisation de la Plateforme, pour les besoins de son activité, dans la limite du plan souscrit.
Il est interdit de : (i) copier, modifier, traduire, désassembler, décompiler, pratiquer la rétro-ingénierie, (ii) contourner des mesures techniques de protection, (iii) extraire de manière substantielle la base de données, (iv) procéder à du scraping ou à des usages automatisés non autorisés.
Données : les données saisies par le Cabinet (dont données patients) restent la propriété et sous la responsabilité du Cabinet en qualité de responsable de traitement. Le Patient conserve ses droits sur ses données personnelles conformément au droit applicable.
L'Éditeur s'efforce d'assurer l'accessibilité de la Plateforme 24h/24 et 7j/7, sauf interruption programmée pour maintenance, mise à jour, correctifs de sécurité, ou cas de force majeure. Les maintenances programmées seront, dans la mesure du possible, planifiées en dehors des heures de forte activité et signalées à l'avance lorsque cela est raisonnablement possible.
Support : l'Utilisateur Professionnel peut contacter l'Éditeur via les canaux indiqués dans la Plateforme. Pour les utilisateurs payants, l'Éditeur s'impose un délai cible de réponse de48 heures ouvrées (8h-12h / 14h-16h, du lundi au vendredi hors jours fériés officiels). Ce délai est indicatif et peut être adapté en cas de force majeure ou d'afflux exceptionnel.
L'Éditeur ne saurait être tenu responsable des dommages indirects (perte de chance, perte d'exploitation, préjudice commercial, etc.) résultant de l'utilisation de la Plateforme. La responsabilité de l'Éditeur est, en tout état de cause, limitée aux montants effectivement payés par le Cabinet au titre des Services concernés sur les 12 derniers mois, sauf disposition légale impérative contraire.
Cette limitation ne s'applique pas en cas de faute lourde, de dol, ou lorsque la loi interdit ou limite la possibilité de plafonner la responsabilité. Le Cabinet demeure responsable de la qualité, de l'exactitude et de la licéité des données saisies, de ses paramétrages, et de l'usage de la Plateforme dans son organisation.
Le Cabinet peut demander la résiliation de l'abonnement selon les modalités prévues dans la Plateforme (page « account ») ou dans les CGV. La résiliation prend effet à l'échéance du cycle de facturation en cours, sauf stipulation contraire.
En cas de manquement non grave aux présentes, l'Éditeur peut mettre en demeure le Cabinet de remédier au manquement dans un délai de 15 jours. À défaut de régularisation, l'Éditeur peut suspendre puis résilier l'accès.
En cas de manquement grave (fraude, atteinte à la sécurité, tentative d'intrusion, diffusion de contenus illicites, atteinte aux droits des tiers, ou usage compromettant la confidentialité des données), l'Éditeur peut suspendre immédiatement l'accès, sans préjudice d'une résiliation ultérieure et/ou de toute action.
À la fin de l'abonnement de l'instance « normale », le Cabinet (Owner) peut demander un export de ses données.
L'Éditeur se réserve le droit de modifier les CGU. Les utilisateurs seront informés de toute mise à jour significative au plus tard le jour de l'entrée en vigueur par un avertissement affiché à la connexion et/ou par e-mail lorsque pertinent. La poursuite de l'utilisation vaut acceptation des CGU mises à jour.
Les CGU sont soumises au droit applicable en Nouvelle-Calédonie. En cas de litige, les parties s'efforceront de rechercher une solution amiable avant toute action judiciaire, sans préjudice des mesures d'urgence (référé, injonction) pouvant être sollicitées. À défaut d'accord amiable, le litige sera porté devant les juridictions compétentes.